Effizienter arbeiten in 10 Schritten

Wir haben heute alles, was wir brauchen. Und noch viel, viel mehr.

Wenn wir ehrlich sind, leben die meisten von uns im Überfluss. Nur eines haben wir irgendwann nicht mehr: ZEIT. 

In meiner Erinnerung begann es mit dem Studium, dass mir die Zeit auf einmal davon zu laufen schien. Ich hatte mehr vor, als ich schaffen konnte und begann, zunehmend an meiner Leistungsfähigkeit zu zweifeln. Also begann ich, Listen zu schreiben und sie überall in meiner kleinen Studentenwohnung zu platzieren. DAS führte schon mal nicht zu gesteigerter Effizienz. 

In meinen ersten Berufsjahren probierte ich Vieles aus, las Bücher zu dem Thema und kam mal mehr, mal weniger zu Potte. Mit dem Mutterwerden wurden meine Listen natürlich nicht kürzer und heute, in der beginnenden Selbstständigkeit, ist gute Eigenorganisationdie Managementqualität Nummer eins. 

Meine zehn erprobtesten Hacks finden Sie hier. 

1. Planen Sie Ihre Social Media-Aktivitäten!

Jeden zweiten Montagvormittag ist bei mir Planungstag. Auch für Social Media. So plane ich zum Beispiel meine Instagram-Posts immer für 14 Tage im voraus, schreibe alle Texte und mache die zugehörigen Fotos. Das ist viel effizienter, als jeden Morgen aufzustehen und mir zu überlegen, welchen Beitrag ich denn heute leisten könnte. – Länger als zwei Wochen sollten es aber nicht sein, sonst nimmt es Ihnen den spontanen Charakter der Social Media-Kanäle. Und natürlich sollten Sie immer reagieren, wenn sich ein dringliches Thema in Ihrer Community auftut.

2. Wie lange brauchen Sie wofür? – Bleiben Sie realistisch!

Verschaffen Sie sich in den nächsten vier Wochen einen Überblick darüber, wie lange Sie für welche Tätigkeit brauchen. Das hilft Ihnen, Ihre zeitlichen Planungen immer mehr zu verfeiern und vermeidet Frust vor Konzeptionen, die Sie nicht einhalten können.

3. Entwickeln Sie Routinen!

Nahezu alle erfolgreichen Menschen, die ich kenne, pflegen eine Morgenroutine, die sie so richtig gut in den Tag bringt – und auch durch ihn begleitet. Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass Routinen Sicherheit schenken und gewohnte Abläufe im Energiesparmodus ablaufen. Das bedeutet für Sie: mehr Power für die Spezialaufgaben!

4. Bleiben Sie im Flow!

Ziele für Ihr Berufsleben zu definieren, ist unausweichlich. Wir alle verbringen so viel Zeit in unserem Beruf, dass es sich wirklich lohnt, danach zu streben, seiner Berufung so nah wie möglich zu kommen. Es macht uns das Leben in so vielerlei Hinsicht leichter! 

Denn: in JEDEM Beruf – ob angestellt oder der eigene Boss – gibt es Durststrecken, die unsere Motivation dem Gefrierpunkt nahe bringen. In diesen Phasen ist eine klare Vision das A und O.Weil sie über temporäre Schwierigkeiten hinausreicht. Und weil sie uns an jedem einzelnen Arbeitstag einen gewissen Speed verleiht, der uns bei der Stange bleiben lässt. 

Daher gilt: je besser die Vision, desto effizienter arbeiten Sie.

5. Geben Sie Ihrer Email-Bearbeitung einen festen zeitlichen Rahmen!

Wir tappen oft in die Falle, jederzeit für die Bedürfnisse aller Menschen um uns herum da sein zu wollen. Das fällt uns beim Umgang mit unserem elektronischen Posteingang besonders auf die Füße. Emails haben unser Arbeitstempo extrem beschleunigt. Man könnte permanent eine neu hereingekommene Mail beantworten. – Nur bleiben dann die anderen Aufgaben liegen. Daher: verordnen Sie sich feste Email-Zeiten, in denen Sie diese fokussiert abarbeiten.Und widmen Sie die verbleibende Zeit anderen Projekten.

Und! Schalten Sie von jetzt an Ihre E-Mail-Benachrichtigung aus!

6. Bereinigen Sie Ihren Desktop!

Hier gilt nach wie vor die altbekannte Regel: auf dem Desktop werden nur Dateien abgelegt, die in der aktuellen Bearbeitung sind.

Alle anderen Dateien lenken unser Auge (und damit auch unsere Konzentration) beim Blick auf den Desktop unnötig ab und ziehen Energie.

Aktuell nicht zu bearbeitende Dateien lege ich wie folgt ab: 

• Ebene 1: (projektabhängiger) Oberbegriff – zum Beispiel der Name eines Ihrer Kunden oder einer Kampagne
• Ebene 2: differenzierte Unterordner, in denen Sie zum Projekt gehörige Themenfelder ablegen – beispielsweise die Pressemeldung eines bestimmten Tages

Tiefer würde ich die Struktur nicht gehen lassen, sonst kann es schnell unübersichtlich werden.

7. Bleiben Sie ungestört!

Im Homeoffice sind die Gegebenheiten für ungestörtes Arbeiten schon sehr viel besser, als in einem Büro mit mehreren Kollegen, politischen Interaktionen und fremdbestimmten Aufgaben. WENN da nicht das Telefon wäre oder Social Media, die Wäsche, die Einkäufe und das Geschenk für den Kindergeburtstag am Nachmittag ;-). Und so vieles mehr. 

Sie tun sich also einen großen Gefallen, wenn Sie den Fokus ganz auf Ihre Projekt legen, Das Smartphone weglegen oder leise machen und den anderen Aufgaben feste Zeiten zuordnen, in denen Sie entspannt erledigt werden können. Wir sind eigentlich keine Multitasker und selbst der schnellste Rechner dieser Welt kann immer nur eine Aufgabe nach der anderen erfüllen. Daher: bleiben Sie fokussiert. Und damit langfristig belastbar.

8. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf!

Kennen Sie das auch? Hier ein Stapel Rechnungen, da ein paar Artikel, die unbedingt noch gelesen werden müssen. Angebote, die noch herausgeschickt werden sollen und dort die Unterlagen für den Steuerberater. 

Räumen Sie das alles aus Ihrem Blickfeld und lösen Sie diese Stapelwirtschaft auf. Sie suggeriert unserem Unterbewusstsein permanent, dass wir ja noch sooo viel zu tun haben. Ein weiterer Energieräuber.

Auf Ihrem Schreibtisch sollte nur das liegen, womit sie sich gerade beschäftigen. Optische Klarheit macht auch den Geist klar.

9. Die Zeit der Pause haben Sie doppelt!

Klingt komisch? Ist aber so. Einmal haben Sie die Zeit, wenn Sie Ihre Pause genießen. Und einmal, weil Sie danach doppelt so schnell sein werden. Durcharbeiten führt erwiesener Maßen zu Verlangsamung von Arbeitsprozessen. Daher planen Sie feste Pausen-Slots ein. Mir persönlich hilft es, in die Natur zu gehen oder zehn Minuten zu meditieren.

10. Trinken Sie genügend Wasser!

Es klingt banal. Und bringt so viel. Ein aufgefüllter Wasserhaushalt lässt uns entspannter, belastbarer und fitter ans Werk gehen. Achten Sie stets darauf, das Trinken nicht zu vergessen! Zwei bis drei Liter Wasser pro Tag sind ideal.

Ich freue mich auf Ihre Kommentare und Erfahrungen zu und mit diesem spannenden Thema wünsche Ihnen allzeit produktives Arbeiten!