Effizienter arbeiten in 10 Schritten

Wir haben heute alles, was wir brauchen. Und noch viel, viel mehr.

Wenn wir ehrlich sind, leben die meisten von uns im Überfluss. Nur eines haben wir irgendwann nicht mehr: ZEIT. 

In meiner Erinnerung begann es mit dem Studium, dass mir die Zeit auf einmal davon zu laufen schien. Ich hatte mehr vor, als ich schaffen konnte und begann, zunehmend an meiner Leistungsfähigkeit zu zweifeln. Also begann ich, Listen zu schreiben und sie überall in meiner kleinen Studentenwohnung zu platzieren. DAS führte schon mal nicht zu gesteigerter Effizienz. 

In meinen ersten Berufsjahren probierte ich Vieles aus, las Bücher zu dem Thema und kam mal mehr, mal weniger zu Potte. Mit dem Mutterwerden wurden meine Listen natürlich nicht kürzer und heute, in der beginnenden Selbstständigkeit, ist gute Eigenorganisationdie Managementqualität Nummer eins

Meine zehn erprobtesten Hacks finden Sie hier. 

1. Planen Sie Ihre Social Media-Aktivitäten!

Jeden zweiten Montagvormittag ist bei mir Planungstag. Auch für Social Media. So plane ich zum Beispiel meine Instagram-Posts immer für 14 Tage im voraus, schreibe alle Texte und mache die zugehörigen Fotos. Das ist viel effizienter, als jeden Morgen aufzustehen und mir zu überlegen, welchen Beitrag ich denn heute leisten könnte. – Länger als zwei Wochen sollten es aber nicht sein, sonst nimmt es Ihnen den spontanen Charakter der Social Media-Kanäle. Und natürlich sollten Sie immer reagieren, wenn sich ein dringliches Thema in Ihrer Community auftut.

2. Wie lange brauchen Sie wofür? – Bleiben Sie realistisch!

Verschaffen Sie sich in den nächsten vier Wochen einen Überblick darüber, wie lange Sie für welche Tätigkeit brauchen. Das hilft Ihnen, Ihre zeitlichen Planungen immer mehr zu verfeiern und vermeidet Frust vor Konzeptionen, die Sie nicht einhalten können.

3. Entwickeln Sie Routinen!

Nahezu alle erfolgreichen Menschen, die ich kenne, pflegen eine Morgenroutine, die sie so richtig gut in den Tag bringt – und auch durch ihn begleitet. Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass Routinen Sicherheit schenken und gewohnte Abläufe im Energiesparmodus ablaufen. Das bedeutet für Sie: mehr Power für die Spezialaufgaben!

4. Bleiben Sie im Flow!

Ziele für Ihr Berufsleben zu definieren, ist unausweichlich. Wir alle verbringen so viel Zeit in unserem Beruf, dass es sich wirklich lohnt, danach zu streben, seiner Berufung so nah wie möglich zu kommen. Es macht uns das Leben in so vielerlei Hinsicht leichter! 

Denn: in JEDEM Beruf – ob angestellt oder der eigene Boss – gibt es Durststrecken, die unsere Motivation dem Gefrierpunkt nahe bringen. In diesen Phasen ist eine klare Vision das A und O.Weil sie über temporäre Schwierigkeiten hinausreicht. Und weil sie uns an jedem einzelnen Arbeitstag einen gewissen Speed verleiht, der uns bei der Stange bleiben lässt. 

Daher gilt: je besser die Vision, desto effizienter arbeiten Sie.

5. Geben Sie Ihrer Email-Bearbeitung einen festen zeitlichen Rahmen!

Wir tappen oft in die Falle, jederzeit für die Bedürfnisse aller Menschen um uns herum da sein zu wollen. Das fällt uns beim Umgang mit unserem elektronischen Posteingang besonders auf die Füße. Emails haben unser Arbeitstempo extrem beschleunigt. Man könnte permanent eine neu hereingekommene Mail beantworten. – Nur bleiben dann die anderen Aufgaben liegen. Daher: verordnen Sie sich feste Email-Zeiten, in denen Sie diese fokussiert abarbeiten.Und widmen Sie die verbleibende Zeit anderen Projekten.

Und! Schalten Sie von jetzt an Ihre E-Mail-Benachrichtigung aus!

6. Bereinigen Sie Ihren Desktop!

Hier gilt nach wie vor die altbekannte Regel: auf dem Desktop werden nur Dateien abgelegt, die in der aktuellen Bearbeitung sind.

Alle anderen Dateien lenken unser Auge (und damit auch unsere Konzentration) beim Blick auf den Desktop unnötig ab und ziehen Energie.

Aktuell nicht zu bearbeitende Dateien lege ich wie folgt ab: 

  • Ebene 1: (projektabhängiger) Oberbegriff – zum Beispiel der Name eines Ihrer Kunden oder einer Kampagne
  • Ebene 2: differenzierte Unterordner, in denen Sie zum Projekt gehörige Themenfelder ablegen – beispielsweise die Pressemeldung eines bestimmten Tages

Tiefer würde ich die Struktur nicht gehen lassen, sonst kann es schnell unübersichtlich werden.

7. Bleiben Sie ungestört!

Im Homeoffice sind die Gegebenheiten für ungestörtes Arbeiten schon sehr viel besser, als in einem Büro mit mehreren Kollegen, politischen Interaktionen und fremdbestimmten Aufgaben. WENN da nicht das Telefon wäre oder Social Media, die Wäsche, die Einkäufe und das Geschenk für den Kindergeburtstag am Nachmittag ;-). Und so vieles mehr. 

Sie tun sich also einen großen Gefallen, wenn Sie den Fokus ganz auf Ihre Projekt legen, Das Smartphone weglegen oder leise machen und den anderen Aufgaben feste Zeiten zuordnen, in denen Sie entspannt erledigt werden können. Wir sind eigentlich keine Multitasker und selbst der schnellste Rechner dieser Welt kann immer nur eine Aufgabe nach der anderen erfüllen. Daher: bleiben Sie fokussiert. Und damit langfristig belastbar.

8. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf!

Kennen Sie das auch? Hier ein Stapel Rechnungen, da ein paar Artikel, die unbedingt noch gelesen werden müssen. Angebote, die noch herausgeschickt werden sollen und dort die Unterlagen für den Steuerberater. 

Räumen Sie das alles aus Ihrem Blickfeld und lösen Sie diese Stapelwirtschaft auf. Sie suggeriert unserem Unterbewusstsein permanent, dass wir ja noch sooo viel zu tun haben. Ein weiterer Energieräuber.

Auf Ihrem Schreibtisch sollte nur das liegen, womit sie sich gerade beschäftigen. Optische Klarheit macht auch den Geist klar.

9. Die Zeit der Pause haben Sie doppelt!

Klingt komisch? Ist aber so. Einmal haben Sie die Zeit, wenn Sie Ihre Pause genießen. Und einmal, weil Sie danach doppelt so schnell sein werden. Durcharbeiten führt erwiesener Maßen zu Verlangsamung von Arbeitsprozessen. Daher planen Sie feste Pausen-Slots ein. Mir persönlich hilft es, in die Natur zu gehen oder zehn Minuten zu meditieren.

10. Trinken Sie genügend Wasser!

Es klingt banal. Und bringt so viel. Ein aufgefüllter Wasserhaushalt lässt uns entspannter, belastbarer und fitter ans Werk gehen. Achten Sie stets darauf, das Trinken nicht zu vergessen! Zwei bis drei Liter Wasser pro Tag sind ideal.

Ich freue mich auf Ihre Kommentare und Erfahrungen zu und mit diesem spannenden Thema wünsche Ihnen allzeit produktives Arbeiten!

Von Traumkunden und Traumleben

Oder auch: arbeiten eigentlich alle immer nur mit ihren Traumkunden zusammen?

Seit ich selbstständig bin, bin ich bei Instagram. Seit ich bei Instagram bin, habe ich das Gefühl, zunehmend von Menschen umgeben zu sein, die 

  1. ihren Lebenstraum von Anfang an verwirklicht haben und 
  2. von Tag eins an so erfolgreich waren, dass Sie ausschließlich mit ihren TraumkundInnen zusammen arbeiten und Arbeitstag für Arbeitstag souverän auf einer Woge der Glückseligkeit dahingleiten.

Es erinnert mich stark an die Zeit in meinem Leben, als ich (selbst gerade Mutter meiner Tochter geworden) mich umgeben sah von Frauen, deren Kinder von Beginn an durchschliefen, zu festen Zeiten aßen und tranken und auch sonst nichts taten, was ihren Müttern Fragezeichen oder Sorgenfalten ins Gesicht schrieb. 

Ich habe mich immer gefragt, wo all die anderen sind. Diejenigen, die so sind, wie ich. Oder zumindest ein bisschen so.

Diejenigen, die auch mal ratlos mit ihren Kindern in der Küche sitzen, oder im Park. Die als Eltern Entscheidungen fällen, in der Hoffnung, dass sie richtig sind. Und manchmal sind sie es nicht.

Diejenigen, die reichlich Träume haben, aber sie nicht alle eins zu eins und im Nullkommanichts umsetzen können – trotz Visionboard im Homeoffice. 

Diejenigen, die Reisende sind. Und die sich erlauben, daran zu wachsen.

Versteht mich nicht falsch – es ist absolut WUNDERVOLL, mit Traumkindern und Traumkunden zu leben und zu arbeiten – vom Traumehemann mal ganz abgesehen. Und es gibt ganz viele Tage in meinem Leben, an denen ich mich genau darüber zutiefst freuen darf. Aber vorher oder in den Anfängen meines Mutterseins und meiner Selbstständigkeit begegneten mir neben größter Freude und Liebe auch unfassbar viele Unsicherheiten, Aufregungen und Ängste. 

Ich glaube, sie gehören dazu. 

Der Preis für ein selbstbewusstes, souveränes und authentisches Leben ist es, loszugehen.

Zu struggeln. Zu fragen. Zu probieren. Und weiterzumachen. 

Trotzdem, oder gerade weil. 

So breche ich heute eine Lanze für ganz besondere Zeiten im Leben: für die Phasen „between the scenes“, die absolut zu Unrecht tabuisiert werden. 

Warum muss der Anfang zugleich das Ziel sein? Kann man nicht auch die Reise genießen? Und dann wieder überfordert und unsicher sein? 

Es gilt heute als erwiesen, dass die Seele vor allem in schmerzhaften, anspruchsvollen Phasen und Veränderungsprozessen wächst. Zu den einschneidendsten Veränderungen im Leben eines Menschen gehören laut der Süddeutschen Zeitung 

  • Umzüge in eine andere Stadt
  • Eltern werden
  • Todesfälle im nahen Umfeld
  • Veränderungen des beruflichen Rahmens

In all diesen Fällen begegnet uns erst einmal Neues, Ungewohntes. Wir verlassen altbekannte Wege und sehen uns neuen Herausforderungen gegenüber. Bewusst oder unbewusst. Gewollt oder ungewollt. 

Es ist also die natürlichste aller Reaktionen, dass uns dies nicht nur Freude beschert, sondern auch in Stress versetzt. Sicherheit ist ein menschliches Grundbedürfnis, das uns vor gefährlichen Situationen schützt. Und Veränderung bedeutet Unsicherheit. 

Als Gewinner aus diesem Strudel gehen die Macher hervor. Diejenigen, die sich dem Neuen stellen. Die es annehmen als das, was es ist: Neuland, das erobert werden will.Wenn das gelingt, sind wir uns ein gutes Stück näher gekommen. Sind selbst-sicher(er).

Weil wir hindurchgegangen sind. Weil uns nichts aufhalten konnte. Und weil am Ende des Tages unsere Träume dann doch größer waren, als alle Hindernisse auf dem Weg zum Ziel. 

Es gilt also einmal mehr der altbekannte Gassenhauer: The only way out is through.

Und genau das darf man auch zeigen. Go for it! 

Write something that matters

Wer für Sie schreibt, sollte zu Ihnen passen

Vor kurzem kam eine Kundin auf mich zu und sagte: „Vielen Dank für Deinen letzten Text! Er hat mich so bewegt, ich hatte Tränen in den Augen.“ – Was war passiert? 

Ich schreibe regelmäßig für diese Kundin. Lerne sie und ihr Umfeld immer besser kennen. Dadurch können mehr und mehr Texte in einer ganz speziellen Stimmung entstehen. 

Meine Texte sind mit der Zeit zu ihren Texten geworden. Der Grund dafür – oder vielmehr die Regel dahinter – liegt in einem einzigen Wort: Empathie.

Empathie macht den Unterschied

Es ist wie in allen Beziehungen im Leben. Gleich, ob beruflich oder privat. Man muss herausfinden, ob man zueinander passt. Auf die berühmte Chemie kommt es an. Oder wie man es heute gerne formuliert: man muss auf demselben Energielevel schwingen. 

Ein Erstgespräch ist – gerade wenn es um das Schreiben geht – unerlässlich, um herauszufinden, ob man dieselbe Sprache spricht. Hier gewinnen diejenigen, die in der Lage sind, sich in ihr Gegenüber vollkommen hinein zu versetzen und die Welt vorurteilsfrei mit den Augen des anderen wahrzunehmen. Es ist das Kriterium, das einen guten Texter von einem herausragenden Texter unterscheidet. 

Laut Wikipedia bezeichnet „Empathie(…) die Fähigkeit und Bereitschaft, Empfindungen, Gedanken, Emotionen, Motive und Persönlichkeitsmerkmale einer anderen Person zu erkennen und zu verstehen.“ Fehlt es an Empathie, kann kein authentischer, emotionaler und wirklich überzeugender Text entstehen. – Dabei ist es vollkommen irrelevant, ob ein sachlicher PR-Text oder eine emotionale Webseite das Endprodukt sind.Entscheidend ist, dass die Worte authentisch sind. Das erreicht man nur, wenn man bereit ist, den anderen kennen zu lernen. 

Je besser das Briefing, desto besser der Text

Ein detailliertes Briefing ist der erste Schritt zu einem gelungenen Text. – Und auch der Teil, bei dem der Auftraggeber aktiv an der Entstehung des Ergebnisses mitwirken kann. 

Kleinere Textaufträge wie einzelne (Web-) Texte können zwar auf E-Mail-Basis vereinbart werden. Bei Corporate Blogs, Website-Konzeptionen oder umfangreicheren PR-Projekten ist ein persönliches Gespräch jedoch unerlässlich. Vom Erstellen eines Rede-Manuskriptes ganz zu schweigen.

Warum ist das so?

Es ist eigentlich ganz einfach: je persönlicher und authentischer der Text auf den Kunden zugeschnitten sein soll, desto mehr muss ich über ihn erfahren. Seine grundlegenden Einstellungen, seinen „Spirit“, sein Auftreten. Seine Stärken. 

Das Miteinander-Sprechen nimmt dabei nicht einmal die Hauptrolle ein. Es geht auch um das Erleben des Gegenübers. Wie spricht er, wie bewegt er sich, wie ist seine Haltung, wie geht er mit Mitarbeitern und Kollegen um, welcher Wind weht durch die Gänge seines Unternehmens? Welche Botschaft möchte er transportieren? 

Alles andere – die Zahlen, Daten, Fakten seines Unternehmens, seine Produkte, Zielgruppe, etc. – könnte ich auch mit einer standardisierten E-Mail-Abfrage in Erfahrung bringen.

Ein Erstgespräch oder auch Briefing nimmt ein bis zwei Stunden in Anspruch. Es hilft nicht nur mir – es hat bis heute auch jedem einzelnen meiner Kunden geholfen. Entweder, weil nun auch er ein besseres Gespür dafür hat, wer für ihn schreibt. Oder, weil er erst in unserem gemeinsamen Gespräch herausgefunden hat, was er braucht, um seinen authentischen Internetauftritt zu realisieren. Weil er jetzt weiß, wie er seine Rede strukturieren möchte. 

Und ganz ehrlich – woher soll er es auch wissen? Ich bin die Kommunikationsexpertin und beschäftige einen Gutteil des Tages mit nichts anderem. Meine Kunden haben andere Gebiete, für die sie brennen und auf denen wiederum sie die Experten sind.

Wenn man miteinander spricht, entstehen die Geschichten

Es ist immer wieder erstaunlich und vor allem wunderschön, wie schnell ich mit Kunden eine persönliche Gesprächsebene finde. Vielleicht liegt es daran, dass ich neben dem Schreiben eine weitere Passion habe: Menschen und ihre Geschichten. Was gibt es Spannenderes, Pulsierenderes? Was ist bewegender, als die Person hinter dem Produkt zu erleben? 

Ich liebe es, Menschen zuzuhören und ihre Worte in mir nachklingen zu lassen. Bisweilen gehe ich auch in Resonanz und gebe etwas von mir preis. 

In jedem Falle entwickelt sich bei diesen Erstgesprächen in mir immer eine Idee von dem, was ich später zu Papier bringe. Welche Tonalität den Text lebendig macht und wie die Zielgruppe am besten angesprochen werden könnte.

Durch die einzigartige Persönlichkeit des Auftraggebers gelingt es, auf subtile Weise vertrauensbildende Facetten in seinen öffentlichkeitswirksamen Auftritt einzuweben. Das ist Teil des USP.

Am Ende noch ein Tipp für alle, die einen Texter suchen, der wirklich zu ihnen passt:

Prüfen Sie, ob Sie sich im Gespräch oder auch in der E-Mail-Korrespondenz gut aufgehoben fühlen. Das hilft Ihnen bei der Entscheidungsfindung, welcher Texter der richtige für Sie ist. Und vermeidet nicht selten spätere Enttäuschungen.

Wenn Sie herausfinden möchten, ob wir zueinander passen, freue ich mich sehr über Ihre Anfrage über mein Kontaktformular.

Was Du denkst, entscheidet darüber, was Du schreibst

Im Grunde ist die Botschaft simpel gestrickt: die Art und Weise, wie wir die Welt sehen, bestimmt über unsere Gedanken. Unsere Gedanken wiederum haben maßgeblichen Einfluss auf die Wahl unserer Worte.

Daneben spielen Faktoren wie frühkindliche Erlebnisse und Spracherziehung, unser Umfeld, unser Bildungsstand und schließlich all unsere Erfahrungen in unser Weltbild hinein und geben Aufschluss darüber, durch welche Brille wir Tag für Tag blicken. Sind die Farben freundlich und hell? Oder nehmen wir das Leben durch einen Grauschleier wahr.

Nicht dass dieser Filter nicht veränderbar wäre – ich bin mir sicher und habe mehrfach erfahren, dass wir zu einem Gutteil selbst über unser grundlegendes Lebensgefühl entscheiden dürfen. Aber die Aussage bleibt dennoch dieselbe: was ich denke, entscheidet über meine Art, zu schreiben. Zu be-schreiben.

Zwei ganz große und entscheidende Vorteile ergeben sich aus dieser Tatsache:

  1. Jeder ist in der Lage, einzigartige Inhalte zu kreieren. Jeder. Abschreiben gilt ab sofort nicht mehr. Deine Art zu Schreiben ist genau so individuell, wie Deine Geschichte.
  2. Es gibt Menschen, die sich von genau Deiner ganz bestimmten Schreibart angesprochen fühlen. Das sind Deine Kunden.

Das Erstgespräch mit einem potenziellen Kunden eignet sich hervorragend, um herauszufinden (oder besser: hineinzuspüren), ob Du und Dein Auftraggeber dieselbe Sprache sprecht. Das meine ich an dieser Stelle wortwörtlich. Dieselbe. Sprache.

Denn es zeigt sich schnell, ob Ihr mit ähnlichen Erwartungen und Werten an die Zusammenarbeit herangeht, oder nicht. Welche Wichtigkeit wird authentischen Texten und klaren Botschaften verliehen? Ist die Bereitschaft für angemessene Briefings vorhanden? Sind inhaltliche Gestaltungsspielräume Deinerseits gewünscht?
All das sind wichtige Gradmesser für den Erfolg Eurer Zusammenarbeit und den Grad an Zufriedenheit auf beiden Seiten. Vor, während und nach Eurem Projekt.
Hast Du bereits beim Erstgespräch das ungute Gefühl, dass es holprig werden könnte zwischen Euch? Nimm. Das. Ernst.

Wenn jemand auf mich zukommt, weil ihm meine Schreibe gefällt (oder ich ihn angesprochen habe und davon überzeugen konnte), dann weiß ich, wir werden es gut miteinander haben. – Es hat sich bis heute immer bewahrheitet.

Weil mein Gegenüber in diesem Fall

  1. mich als Menschen wahrnimmt, nicht als Textmaschine
  2. anscheinend Schreibproben von mir gelesen hat, also ein grundsätzliches Interesse daran hat, herauszufinden, WER für ihn schreibt
  3. einen hohen Anspruch an meine Dienstleistung hat – die ich gerne erfülle
  4. sich bereits Gedanken darüber gemacht hat, welche Botschaft er in die Welt bringen möchte. Und diese dann in einem angemessenen Briefing mit mir teilt. Und ebenso angemessenen honoriert.

Übrigens! Deine eigene Sicht auf die Dinge zu haben, bedeutet nicht, dass Du keine authentischen Geschichten für Deine Kunden entwickeln kannst. Im Gegenteil!
Je mehr Du Dir Deiner eigenen, einzigartigen Geschichte bewusst bist, desto eher kannst Du die Geschichten anderer Menschen entdecken und herausarbeiten. Desto mehr wirst Du heraushören, was die Botschaft Deines Gesprächspartners ist und Deine Resonanz dabei mit Leichtigkeit vernachlässigen.
Dich interessiert vielmehr, welches die Reise Deines Auftraggebers war. Was hat ihn zu dem gemacht, der er heute ist? Welche Hürden hat er genommen? Welche Transformation gab es vielleicht in seinem Leben? Kurz: mit wem hat es der Leser (im besten Fall die Zielgruppe Deines Kunden) zu tun?
Am Ende des Tages beschreibst Du eine Heldenreise.

So. Nun sehe ich hier schon wieder die vielen Stirnrunzler, die der Meinung sind, es würde eine Story zu Lasten von Wahrheit und Authentizität erfunden. Und genau hier hake ich entschieden ein und verweise auf die vielen Rollen die jeder von uns in seinem Leben einnimmt. Ich bin Frau, Ehefrau, Mutter, Tochter, Schwiegertochter, Tante, Nichte, Freundin, Verbündete, Geheimnisträgerin, Textpartnerin und, und, und. In allen Rollen kann ich authentisch sein. Klar sein. Wahrhaftig sein. Wieso kann also nicht die Geschichte einer Unternehmerin in dieser ihrer Rolle absolut wahrheitsgetreu sein? Und genau deswegen so kraftvoll?

Ja, es geht natürlich auch ums Verkaufen. Aber indem Du eine Geschichte entwickelst, die auf einer wahrhaftigen Persönlichkeit beruht, machst Du Marketing authentischer, vertrauensschaffender und damit substanzieller, als es jemals war. It’s the stories that matter.

Kommen wir aber zurück zum Ursprung dieses kleinen Gedankenausfluges.
Was Du denkst, entscheidet darüber, was Du schreibst.
Oder auch: wie Du die Welt siehst, entscheidet darüber, wie Du schreibst.
Angenommen, Du bist ein naturverbundener Mensch, der sich in seiner Freizeit für die Säuberung der Meere engagiert. Du wirst ziemlich sicher nicht den Imageteil im Geschäftsbericht eines Kunststoffproduzenten schreiben. Oder Interesse daran haben, seine Geschichte in Worte zu fassen.
Dafür gibt es jemand anderen. Der das richtig gut kann und dort am rechten Fleck ist.

Es ist manchmal ganz schön schwer, aber: es lohnt sich, dafür zu arbeiten, von den richtigen Kunden gefunden zu werden. Und vor allem! Anderen Menschen dazu zu verhelfen, dass wiederum sie von genau den Kunden gefunden werden, die zu ihnen und ihrem Produkt passen.
Für mich macht dies einen Großteil der Leidenschaft für meinen Beruf aus.

Zentrales Werkzeug auf dem Weg dahin?

  1. Meine Geschichte annehmen.
  2. Meine einzigartige Schreibe beibehalten. Und weiterentwickeln. Immer. Weiter.

Einzigartigkeit. Ist sie nicht besonders toll? Ich finde schon.

Deswegen bedaure ich auch so sehr, dass Google die Menschen immer wieder dazu bringt, ihre Texte anhand der immer gleichen Kriterien auszurichten, die das Endergebnis oft allzu vergleichbar machen.

Ich freue mich, wenn ich besondere Geschichten lesen darf. Besondere Inhalte. „Relevanter Content“ wird das in der Bloggerszene ja gerne genannt. Auch das.
Für mich sind sie ein großer Schatz im Netz. Weil sie einen Unterschied machen. Weil sie für Qualität stehen. Und Qualität setzt sich durch. Immer.